AIコンサルに相談する前に整理しておく5つのこと

AIの相談は、困りごとのメモから始められる

「AIを使いたいけれど、相談するときに何を持っていけばよいのだろう」。そんなとき、きれいな企画書を一から作る必要はありません。今の仕事で困っている場面を、一つ書き出すところから始められます。

大学のグループ課題を想像してみてください。「便利なアプリを入れよう」だけでは、話が進みにくいでしょう。「打ち合わせのあと、誰が何をするか忘れてしまう」と分かれば、必要な助けを考えやすくなります。

会社のAI相談も同じです。当社では、困りごと・試す仕事・資料の扱い・確認者・評価方法の5点を、最初の整理に使うことを提案しています。空欄があっても構いません。「そこがまだ分からない」という情報も、相談の入口になります。

以下は、営業担当者が3人いる架空の会社の記入例です。営業日報とは、お客様を訪問した内容や次の予定を残す記録。ここでは「日報は書いているが、次の連絡につながらない」という困りごとを考えます。

準備すること	自分に聞くこと	架空の記入例
1. 困りごと	誰が、どの場面で困る？	営業責任者が週末に日報を読み直す。次の連絡予定を探すのが大変
2. 試す仕事	どの手順を助けてほしい？	日報のメモから「次にすること・担当・期限」の一覧を下書きする
3. 資料の扱い	何を使い、何を確認する？	最初は架空の日報。実物の利用は、社内ルールと利用先への入力許可を確認してから
4. 確認者	結果の正しさを誰が見る？	営業責任者。日報の原文と照合し、顧客への連絡は担当者が判断する
5. 評価方法	何を測って次を決める？	入力・確認・修正にかかる時間と、担当や期限の誤りを記録する

表を埋めるコツは、抽象的な願いを、目に見える場面にすることです。「営業を効率化したい」なら、「日報を読み返して連絡予定を拾う作業が重い」と書き直します。

同時に、今の手順を矢印で残しておくと役立ちます。この例なら「訪問メモを書く → 日報に転記 → 責任者が読む → 担当者が次の連絡をする」。AIを置く候補は、日報から一覧を作る部分です。お客様に連絡する判断まで、一度に任せる必要はありません。

数字が分からなければ、最初は「毎週」「担当者3人」程度のメモで十分です。測っていない時間を、正確そうな数字で埋める必要もありません。

準備の中で、先に整理したいのが資料の扱いです。社内で共有できる資料でも、外部のAIに入力できるとは限りません。 相談先に見せる許可と、AIサービスへ送る許可も別に確認します。

初回の問い合わせには、顧客名や契約書を添付しなくても、仕事の種類と困りごとを書けます。実物が必要になったら、共有する範囲と方法を相談しましょう。

資料の状態	相談前にしておくこと
架空の例を作れる	実在の顧客・案件を含めず、手順の説明に使う
実際の業務資料を使いたい	管理者に共有範囲を確認し、社内ルール・契約・利用先の条件を確かめる
顧客情報や社外秘が混ざる	初回は概要だけにする。実物を扱う方法は、許可の確認後に決める
判断できない	「利用可否が未確認」とメモし、入力しないまま相談する

名前を仮名に変えただけでは、外部AIへの入力が許可されたことにはなりません。取引内容や文章の組み合わせから、会社や個人が分かる場合もあります。分からない項目は、無理に「使ってよい」にせず、確認が必要な項目として残します。

AIが日報を整えても、担当者や期限を取り違えていれば、そのまま使えません。「誰が元の記録と照合するか」「誰が正式な予定として確定するか」を分けて書くと、責任が見えます。

架空の例では、営業責任者が下書きを照合し、各担当者が顧客への連絡を判断します。AIの案に期限がなくても、勝手に補った日付を採用せず、「未定」として人が確認します。

評価は「文章がきれいだった」で終えず、仕事全体で見ます。AIへの入力に手間がかかり、確認も長くなるなら、作成が速くても改善とは言い切れません。時間に加えて、誤り・手直し・続けやすさを残しましょう。

最初に試す仕事を選ぶ手順や、記録の見本は、「小さな会社のAI活用は、なぜ1業務から始めるべきか」で紹介しています。

導入する製品、全社員の使い方、細かなシステム構成まで、先に固める必要はありません。候補を比較する前に、何を改善したいのかを共有できれば、相談を始められます。

当社のAI活用診断では、業務課題を整理し、取り組む仕事の優先順位や最初のテーマを診断報告書にまとめます。業務フロー構築では、特定の仕事について、入力項目・AIへの指示・人の確認手順・スタッフ向けの手順書を整えます。

「何が残るのか」を確認したい方は、AI活用診断の説明用見本をご覧ください。見本は架空の内容で、個別の診断結果や効果の保証ではありません。

支援内容と料金の目安を確認し、問い合わせフォームには「困っている仕事」と「まだ決まっていないこと」を書いていただければ大丈夫です。準備の途中から、一緒に整理していきます。